Der vollständige Leitfaden zur persönlichen Produktivität und deren Steigerung

Der vollständige Leitfaden zur persönlichen Produktivität und deren Steigerung

Es spielt keine Rolle, was Sie tun oder wo Sie arbeiten – jeder sucht nach Wegen, um bei der Arbeit produktiver zu sein.
Warum sind wir alle so besessen von Produktivität? Dies liegt wahrscheinlich daran, dass es in diesem digitalen Zeitalter schwieriger ist, bei der Arbeit zu bleiben, Ablenkungen zu vermeiden und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die Ablenkung lauert überall.
Selbst wenn Sie bereits wissen, was Produktivität ist, fragen Sie sich vielleicht: Welche konkreten Vorteile haben Sie, wenn Sie Ihre persönliche Produktivität steigern?

Zeit ist mehr wert als Geld. Sie können mehr Geld bekommen, aber Sie können nicht mehr Zeit bekommen.

- Jim Rohn -

Diese Suche nach einem produktiveren Arbeitstag hat zu einem gewissen Missverständnis darüber geführt, was Produktivität wirklich ist – und es ist viel mehr als das Abhaken von Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste.

Lassen Sie uns verschiedene Definitionen von Produktivität betrachten:

Wikipedia
Produktivität ist eine wirtschaftswissenschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis zwischen produzierten Gütern/Dienstleistungen und den dafür benötigten Produktionsfaktoren beschreibt.

Paul Krugman, Nobelpreisträger für Wirtschaftswissenschaften 
Produktivität ist nicht alles, aber auf lange Sicht ist es fast alles. Die Fähigkeit eines Landes, seinen Lebensstandard im Laufe der Zeit zu verbessern, hängt fast ausschließlich von seiner Fähigkeit ab, seinen Output pro Arbeitnehmer zu steigern.

Diese beiden Definitionen sind aus der Betriebs- und Volkswirtschaft, aber wie lassen sich diese Definitionen auf Ihre persönliche Produktivität übertragen?

Produktivität ist die Menge an sinnvoller und qualitativ hochwertiger Arbeit, die Sie leisten, um einem gewünschten Ziel näher zu kommen oder Zeit für lohnendere Aktivitäten freizugeben. Lohnendere Aktivitäten können dann auch weitere Ziele sein.

Welche Ziele das sind, liegt ganz bei Ihnen:
⦁ wirtschaftliche Unabhängigkeit
⦁ Selbstbestätigung
⦁ Motivation
⦁ Persönliches Wachstum
⦁ Glück

Aber wo müssen Sie ansetzen, um Ihre persönliche Produktivität zu steigern? Dazu müssen Sie zunächst die Einflussfaktoren auf Ihre Produktivität kennen.

Ihre Produktivität hängt ab von:
⦁ den Werkzeugen, die Sie verwenden
⦁ der physischen Umgebung in der Sie sich befinden
⦁ der Arbeitsatmosphäre
⦁ Ihrer körperlichen Verfassung (Nahrungsmittel, Ruhe und Bewegung)
⦁ Ihrer psychischen Verfassung und Motivation

Ist es besser effizient oder produktiv zu sein?
Wirklich produktive Menschen konzentrieren sich nicht darauf, mehr Dinge zu tun. Dies ist eigentlich das Gegenteil von Produktivität. Wenn Sie wirklich produktiv sein wollen, müssen Sie darauf achten, weniger Dinge zu tun – aber die richtigen Dinge.
Produktivität, Effizienz und Effektivität sind nicht dasselbe und das Wissen um den Unterschied ist von entscheidender Bedeutung. Es ist nützlich, die Begriffe zu definieren.
Der einfachste Weg, die Unterschiede zwischen Produktivität, Effizienz und Effektivität auszudrücken, ist eine Formel:

[Produktivität = Effizienz x Effektivität]

Effektivität: Bei all Ihren Überlegungen zur Produktivität muss die Effektivität an erster Stelle stehen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Sie müssen sicherstellen, dass alle Ihre Arbeit Ihren Zielen dient. Ziele können kurzfristige Erfolge sein, Ziele können langfristige Erfolge sein.
Sehen Sie sich zunächst an, ob Sie die richtigen Dinge tun. Stellen Sie sicher, dass Sie Aktivitäten ausführen, die Sie effektiv zu Ihren Zielen führen.
Es ist wichtig für Sie herauszufinden, welche Elemente hohe Priorität haben.
Wenn es darauf ankommt, ist es besser, weniger zu tun und mehr zu erreichen, als mehr zu tun und weniger zu erreichen.
Effizienz: Sobald Sie die richtigen Dinge tun, können Sie sicherstellen, dass Sie diese Dinge richtig machen. Untersuchen Sie alle Aufgaben und stellen Sie fest, ob es einen besseren Weg gibt, sie zu erledigen.
Effizienz misst die Ressourcen, mit denen Sie ein Ziel erreichen. In vielen Fällen ist die Verbesserung der Effizienz ein Weg, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und manchmal zu verbessern, während weniger Ressourcen verbraucht werden. Effizienz beschreibt einen Prozess, bei dem die geringste Menge von Input verwendet wird, um die größte Menge von Output zu erhalten.

Wenn man eine Bildsprache verwenden will, dann geht es bei Effizienz darum, an so viele Türen wie möglich zu klopfen – dagegen geht es bei der Effektivität darum, die richtigen Türen auszuwählen, die Sie Ihrem Ziel näherbringen.
Produktivität bedeutet, die richtigen Dinge auf die richtige Weise zu tun (effektiv und effizient zu sein). Sobald Sie sicherstellen, dass Sie effektiv und effizient sind, werden Sie eine Steigerung der Produktivität feststellen.
Produktivität bedeutet, mehr von etwas zu generieren. Produktivität ist das durchschnittliche Maß für die Effizienz im Prozess der Erledigung der richtigen Aufgaben.

Was bedeutet das für Sie in der Praxis?

Wenn Zeit Ihre Hauptressource ist, ist deren effizienter und effektiver Einsatz äußerst wichtig für Ihren Erfolg.
Wenn Sie zwar effizient sind, aber die falschen Aufgaben verfolgen, sind Sie unproduktiv. Wenn Sie einen geringen Wert für sich selbst oder Ihre Umgebung produziert haben ist das ein Kennzeichen für geringe Produktivität.

Zwei Wege zur Verbesserung der Produktivität, die auf der Hand liegen:

Natürlich ist die gleichzeitige Verbesserung von Effizienz und Effektivität das ultimative Ziel, aber Sie sollten diese beiden Faktoren auf unterschiedliche Weise angehen.
Die Verbesserung der Effizienz ist häufig die einfachere der beiden Aufgaben, da sie beispielsweise durch einfaches Mischen von Aufgaben im Kalender erreicht werden kann, um mehr Platz für weitere Aufgaben zu schaffen.
Die Effizienz kann mit ein wenig Nachdenken, Änderung der Gewohnheiten, Regeln, Disziplin und geeigneten Werkzeugen verbessert werden.

 

Steigerung der Effizienz

Die Steigerung der Effektivität erfordert viel mehr Anstrengungen, da Sie zusätzliche Fähigkeiten entwickeln müssen. Unabhängig davon, ob diese inkrementelle Fähigkeiten durch Selbststudium, Schulungen oder Coaching erreicht werden, muss fast immer eine Lernphase überstanden werden, um ein höheres Maß an Effektivität zu erreichen.
Das richtige ist, sich stetig in beiden – Effizienz und Effektivität – zu verbessern.

Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung hängen von Ihrem Arbeitsstil ab – welchen Arbeitsstil haben Sie?
Wenn Sie Ihre Strategien nicht an Ihren Arbeitsstil anpassen, werden die meisten Maßnahmen und Tools zur Produktivitäts-steigerung für Sie nicht funktionieren.
Was trifft auf Sie zu?
1. Der Planer: Sie sind überorganisiert, detailorientiert und leben von Terminen. Sie haben jeden Termin und jede Erinnerung in Ihrem Kalender und möchten gerne Aktionspläne erstellen.
2. Der Arrangeur: Als geborener Moderator sind Sie sehr intuitiv und kommunikativ. Sie arbeiten am besten mit Menschen und in Teams und neigen dazu, instinktiv zu verstehen, was getan werden muss, um ein Projekt abzuschließen.
3. Der Priorisierer: Sie sind analytisch. Langatmige Erklärungen und ausschweifende Familien- und Freizeitgeschichten bringen Sie fast auf die Palme. Viel zu viel verschwendete Zeit!
4. Der Visualizer: Post-its, Whiteboards und Apps sind Ihre Tools, und obwohl Ihr Schreibtisch im Chaos zu versinken scheint, können Sie alles in einigen Sekunden finden.

Quicktipps mit welchen Sie sofort Ihre Produktivität steigern können

⦁ Verfolgen Sie Ihre Zeit

⦁ Machen Sie regelmäßig Pausen

⦁ Werden Sie besser darin, “Nein” zu sagen

⦁ Schalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone aus

⦁ Beseitigen Sie ineffiziente Kommunikation

⦁ Beenden Sie Multitasking

⦁ Richten Sie Ihren Arbeitsbereich optimal für sich ein

⦁ Treffen Sie weniger Entscheidungen

⦁ Planen Sie Ihren Tag – am besten am Abend davor

⦁ Teilen Sie Aufgaben in kleinere Teile

⦁ Minimieren Sie Unterbrechungen

⦁ Vermeiden Sie Perfektionismus

⦁ Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben

⦁ Beenden Sie die wichtigsten Projekte auf Ihrem Schreibtisch

⦁ Bleiben Sie den ganzen Arbeitstag über motiviert

Produktivitätsmethoden, die Ihre Produktivität nach oben schrauben
Was ist eine Produktivitätsmethode?
Eine Produktivitätsmethode ist nichts anderes als ein Verfahren, nach dessen Regeln etwas getan wird.
Das Ziel einer Produktivitätsmethode ist es, Ihrem Tag Struktur und einen systematischen Ansatz zu verleihen, ohne dass Sie zu viel Zeit damit verschwenden müssen, sie zu verwalten.
Eine gute Produktivitätsmethode kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was und wann zu tun ist, Ihnen einen Überblick über alle Ihre Aufgaben zu geben.
Ohne dass Sie sich bewusst sind, haben Sie bereits die eine oder andere Weise eine Art einer Produktivitätsmethode verwendet.
Das Problem ist, dass unsere Arbeitsweise manchmal nicht sehr effizient ist und in solchen Fällen eine erprobte Produktivitäts-methode Abhilfe schaffen kann.

Wann sollten Sie eine Produktivitätsmethode verwenden?
Denken Sie daran, dass eine Produktivitätsmethode als Werkzeug gedacht ist und Ihnen als solches helfen und Sie nicht daran hindern sollte, produktiv zu sein.
Daher ist eine Produktivitätsmethode nur dann sinnvoll, wenn sie tatsächlich benötigt wird.
Wenn Sie nur 1 oder 2 einfache Aufgaben haben, die Sie erledigen müssen, brauchen Sie mit ziemlicher Sicherheit keine Methoden, da das, was Sie tun müssen, immer noch überschaubar ist.
Wenn Sie sich jedoch häufig verloren fühlen, weil Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, was zu tun ist, was zu priorisieren ist oder wann was zu tun ist, ist die Erkundung einer Produktivitätsmethode möglicherweise der richtige Weg für Sie.

Wenn Sie sich häufig von all Ihren Aufgaben überfordert und verloren fühlen, wenn die Zeit Ihnen buchstäblich durch die Finger rinnt, dann ist es höchste Zeit mit einer Produktivitätsmethode Ordnung in das Chaos Ihrer Gedanken und Arbeit zu bringen.

Welche Produktivitätsmethoden gibt es?

Wie Sie Produktivitätswerkzeuge – Apps und Programme für das Smartphone und den Computer – nutzen, um Ihre Effizienz zu boosten.

Organisatorischer Widerstand ist jeder Prozess, der wertvolle Zeit in Anspruch nimmt und Menschen daran hindert, Dinge zu erledigen.
Das Gleiche gilt für einzelne Mitarbeiter, Unternehmer, Freiberufler und alle, denen es wichtig ist, jede Minute, die sie ausgeben, optimal zu nutzen.

Unabhängig davon, ob Sie allein oder als Teil eines Teams arbeiten, benötigen Sie die richtigen Tools, um die Produktivität zu übersteigern und Produktivitätskiller zu überwinden.

Apps und Programme haben 3 Ziele:

1. zu organisieren
2. Gewohnheiten zu verbessern
3. den Fokus auf die wichtigen Dinge zu lenken

Mit den besten Zeitmanagement- und Produktivitäts-Apps erledigen Sie in jeder Stunde des Arbeitstages mehr.

Studienergebnisse zur Produktivität

„Die Manager haben zu wenig Zeit, sich um die eigentlichen Führungsaufgaben zu kümmern.“ 
Eine Studie der internationalen Unternehmensberatung Proudfoot Consulting aus dem Jahr 2005 hat offenbart, dass die Führungskräfte die Effizienzkiller in einem Unternehmen sein können.
In der Studie wurden 800 Führungskräfte aus 19 Ländern befragt. Das Ergebnis war, dass nur rund 70 Prozent der weltweit im Jahr 2005 geleisteten Arbeitszeit produktiv waren, 30 Prozent dagegen wurden verschwendet.
In Deutschland lag die Arbeitsproduktivität mit 68,1% sogar noch unter dem weltweiten Durchschnitt.
Und das war 2005 – 2 Jahre bevor Steve Jobs das erste I-phone vorgestellt hat.

„Die treibende Kraft scheint zu sein, dass glücklichere Arbeitnehmer die Zeit, die sie haben, effektiver nutzen und das Tempo erhöhen, mit dem sie arbeiten können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.“ 
Wirtschaftswissenschaftler des Department of Economics der University of Warwick, führten eine Reihe von Experimenten durch, um die Idee zu testen, dass zufriedene Mitarbeiter härter arbeiten.
Die Studie umfasste vier verschiedene Experimente mit mehr als 700 Teilnehmern.
Sie stellten fest, dass das Glück die Menschen um 12% produktiver macht.

Kreatives Denken wird durch ungeplante Interaktionen mit engen Freunden, zufälligen Bekannten und völlig Fremden, gefördert. 
Eine Studie von Forschern der Universität Buffalo hat die Bedeutung untersucht, wie die Schließung von tausenden von Cafes während der Pandemie sich auf andere Bereiche ausgewirkt hat.
Cafes sind seit je her Treffpunkt und in den letzten Jahren Arbeitsort von kreativen Menschen.
Mit der Schließung von Cafés und Bars verschwanden diese Möglichkeiten.
Es ist auch ein kollektiver Verlust an Kreativität.

Coworking-Studie: 71% der Befragten gaben an, dass ihre Kreativität seit ihrem Beitritt zugenommen hat, und 62% gaben an, dass sich ihr Arbeitsstandard verbessert hat.
Das ist eines der Ergebnisse der Global Coworking Survey aus dem Jahr 2012.
Und nicht nur das: 68% widersprachen der allgemeinen Behauptung, dass Coworking Spaces ablenken können, und gaben an, dass sie sich besser konzentrieren können, verglichen mit 12%, die das Gegenteil sagten. 64% sagten, sie könnten Aufgaben besser pünktlich erledigen.

92% der Mitglieder in einem Coworking Space sind zufriedener, als an anderen Arbeitsplätzen
Die USA sind ein Hotspot der Globalen Coworking Entwicklung. Deshalb verfügt man dort über sehr aussagekräftige Statistiken:
⦁ 71% der Mitarbeiter geben an, mehr Kreativität zu haben.
⦁ 64% der Mitarbeiter geben an, dass Termine leichter einzuhalten sind.
⦁ 68% sagen, der Fokus sei drastisch verbessert worden.
⦁ 62% der Mitarbeiter geben an, dass ihre Arbeitsqualität besser geworden ist.
⦁ 70% geben an, dass sie sich gesünder und glücklicher beim Coworking fühlen, als wenn sie allein arbeiten.
⦁ 60% waren seit dem sie im Coworking arbeiten, zu Hause entspannter.
⦁ 91% der Menschen haben bessere Interaktionen mit anderen Menschen.

Zusammenfassung:
Produktivität führt zu Wachstum (persönlich, beruflich, finanziell usw.). Hervorragende Produktivität führt zu Innovationen, die ein Gefühl der Leistung und des Nutzens erzeugen. Außerdem
optimieren Sie Ihre wichtigste Ressource, die Zeit und gewinnen mentale Energie. Produktivität steigert Ihr Selbstvertrauen, reduziert Burnout und verbessert das Wohlbefinden.

Produktivität ermöglicht Ihnen die Interaktion mit Gleichgesinnten und eröffnet Ihnen die Möglichkeit in einem Team an größeren Projekten zusammenzuarbeiten.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen die Richtung vor.